Podczas rozmowy przez telefon łatwiej o popełnienie gafy, niż gdy rozmawiamy z kimś twarzą w twarz. O czym zatem trzeba pamiętać?

Telefoniczny savoir vivre to nieodzowna część naszego biznesowego życia, a tu nawet najmniejszy błąd może sporo kosztować.

Przede wszystkim – powitanie i przedstawienie się. Rzecz niby oczywista, a kluczowa. Jeśli odbieramy rozmowę z telefonu służbowego, w dobrym tonie jest przedstawienie się, zwłaszcza gdy nie znamy numeru, który się z nami łączy. A i odbierając połączenie od kogoś, kogo znamy, nie zaszkodzi się grzecznie przedstawić. Nigdy nie mamy pewności, jak ważny możemy odebrać telefon, starajmy się być zawsze uprzejmi, mówić spokojnie i nie wchodzić w słowo rozmówcy. Pamiętajmy też, że rozmówca nas nie widzi, dlatego może nas źle ocenić np. po nieodpowiednim tonie głosu.

Czekając z kolei na połączenie, obowiązuje nas kilka ważnych zasad. Zanim zdecydujemy się na rozmowę, przemyślmy, co i jakie informacje chcemy uzyskać od drugiej osoby, aby podczas rozmowy mówić krótko, lecz konkretnie. Unikniemy w ten sposób zbyt długiego wprowadzenia rozmówcy w temat i tym samym nie narazimy się na jego irytację. Zwłaszcza jeśli rozmawiamy z kimś wyższym od siebie rangą.

Dobrze jest z góry zaznaczyć, że nie zajmiemy rozmówcy więcej niż np. 3 minuty, pokazując tym samym, że szanujemy jego czas. Dzwoniąc do dyrektora, tak też należy rozmówcę tytułować, w żadnym przypadku nie zwracać się po imieniu lub po nazwisku. Pamiętajmy również, że w sprawach służbowych nie wypada dzwonić przed 9 rano oraz po 19-20. Jeśli dzwonimy do przyjaciół, wstrzymajmy się z wykręceniem numeru po godzinie 22.

Aby zachować się z klasą, dzwonimy raz. Czekamy, maksymalnie do sześciu sygnałów, po czym się rozłączamy. Możemy również nagrać wiadomość na poczcie głosowej z prośbą o oddzwonienie. Unikajmy jednak wielokrotnego dzwonienia co kilka minut, jeśli rozmówca nie może odebrać, to powinniśmy to uszanować i zaczekać aż oddzwoni.

Jeżeli natomiast to do nas ktoś dzwoni i jeżeli możemy odebrać, nie każmy rozmówcy czekać w nieskończoność. Jeśli podejmujemy rozmowę np. w samochodzie w trybie głośnomówiącym, należy poinformować o tym rozmówcę, zwłaszcza, gdy nie jedziemy sami. Rozmówca być może chce przekazać nam informacje zarezerwowane tylko dla nas. Uszanujmy to.

Kiedy połączenie się zerwie, każdy zna taką sytuację z życia codziennego i naturalnym odruchem jest oddzwonienie. Zazwyczaj tę samą czynność wykonuje nasz rozmówca i… nikt nie może się dodzwonić. Zasada jest prosta – oddzwania ten, który dzwonił jako pierwszy.

Przyjęło się, że rozmawiamy wszędzie, gdzie jest zasięg, ale nie bądźmy tymi osobami, które – o zgrozo! – odbierają głośne telefony w kinie czy w teatrze, załatwiają sprawy w restauracji lub – co gorsza – informują innych w środkach transportu o planach firmy na kolejny kwartał. Nie dość, że jest to duże faux pas, to na dodatek ujawniamy poufne informacje nieznajomym. Telefon wyłączmy również w takich miejscach jak muzeum, szpital, kościół, czy cmentarz.