Pisanie wiadomości e-mail wydaje się być sprawą prostą i nie wymagającą szerszego opisu. Niestety wiele osób nie ma pojęcia jak je pisać i popełnia błędy, których można by łatwo uniknąć. Często spotykana jest niewiedza dotycząca struktury wiadomości, używanych w nich form grzecznościowych, czy posługiwania się dodatkowymi opcjami.

 

Powinien zatem zaczynać się umieszczonymi pośrodku strony zwrotami: Szanowny Panie!” czy „Droga Zosiu” i kończyć się słowami również umieszczonymi pośrodku strony: „Z wyrazami szacunku” czy „Pozdrawiam”. Powinien być podpisany pełnym imieniem i nazwiskiem. Jego interpunkcja powinna być poprawna i nie może w nim być żądnych błędów. Jeśli nie znamy osoby, najlepiej będzie jeżeli zwrócimy się do niej poprzez formę grzecznościową „Szanowna Pani” lub „Szanowny Panie”. Każdego rodzaju powitanie, którym okażemy szacunek drugiej osobie, będzie stosowne.

Nie piszemy e-mail-a po naciśnięciu przycisku: „Odpowiedz nadawcy”. Będzie to nieeleganckie i może zostać odebrane jako lekceważące. Ostatecznie możemy zrobić tak, że po naciśnięciu tego przycisku zaczerniajmy i następnie wykasujmy treść listu, który otrzymaliśmy.

Nie powinno się za pośrednictwem e-maila składać życzeń imieninowych, z okazji świąt lub kondolencje. Taki sposób składania życzeń czy kondolencji świadczy, że pamiętamy o danych osobach, lecz nie zależy nam na nich tak bardzo, by ponieść wysiłek napisania kartki czy listu (w wypadku składania kondolencji powinniśmy to zrobić w tradycyjnym liście napisanym odręcznie na białym papierze, najlepiej czarnym atramentem).

Nie powinno się w tekście e-mail-a pisać słowa czy nawet całe zdania wersalikami

Słowa napisane wersalikami (dużymi literami) są odbierane przez wiele osób jako krzyk. Należy ich zatem unikać. Jeżeli chcemy jakieś słowa specjalnie zaznaczyć podkreślajmy je. Jeżeli małe litery są dla nasze słabego wzroku za mało czytelne to przecież jest opcja zwiększenia wielkości czcionki. Trzeba ją tylko znaleźć.